PARTICIPANTES. A reunião foi realizada com a presença integral dos membros da Diretoria Executiva do IPMU, garantindo quórum completo e legitimidade das deliberações:
- Presidente do IPMU
- Diretor Financeiro
- Diretor Administrativo
- Diretora de Seguridade e Benefícios
A participação de todos os Diretores proporcionou análise multidisciplinar das pautas, promovendo integração institucional e fortalecimento do processo decisório.
OBJETIVO INSTITUCIONAL. A reunião teve como objetivo central promover o alinhamento estratégico, tático e operacional entre as Diretorias do Instituto, assegurando a atuação integrada das áreas e o aprimoramento contínuo da gestão previdenciária, com ênfase em:
- Monitoramento sistemático das atividades executadas, com acompanhamento de resultados e indicadores de desempenho;
- Avaliação da performance das Diretorias, com foco na eficiência, eficácia e aderência ao planejamento institucional;
- Identificação, análise e mitigação de riscos operacionais, administrativos e previdenciários, bem como dos pontos críticos que demandam intervenção;
- Deliberação sobre demandas prioritárias e estratégicas, com definição de diretrizes, responsáveis e prazos para execução;
- Garantia do cumprimento das obrigações legais, regulatórias e normativas, especialmente perante os órgãos de controle e supervisão;
- Fortalecimento dos mecanismos de governança, transparência, controle interno e prestação de contas, em consonância com as melhores práticas aplicáveis aos RPPS.
FUNDAMENTAÇÃO E CONTEXTO. A realização da reunião insere-se no contexto das boas práticas de governança previstas na legislação aplicável aos RPPS, especialmente:
- Lei nº 9.717/1998;
- Portaria MTP nº 1.467/2022;
- Resolução CMN nº 4.963/2021;
- Diretrizes do Pró-Gestão RPPS – Nível III.
A reunião também se mostra essencial diante do calendário institucional do mês de abril/2026, que contempla atividades estratégicas, reuniões de conselhos e ações de auditoria, bem como da necessidade de gestão eficiente do quadro funcional, considerando o cronograma de férias vigente.
DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS. Aberta a reunião pela Presidência, foi consignado que o encontro tem por finalidade promover o alinhamento institucional entre as Diretorias, bem como o monitoramento das atividades desenvolvidas, a avaliação de demandas em andamento e a deliberação sobre matérias estratégicas, em conformidade com os princípios da legalidade, eficiência, transparência e governança pública aplicáveis aos Regimes Próprios de Previdência Social – RPPS, nos termos da legislação vigente.
DIRETORIA FINANCEIRA. No âmbito da Diretoria Financeira, foram apresentados os Relatórios de Atividades referentes aos meses de fevereiro e março de 2026, bem como os pontos de atenção identificados no período e o Relatório de Demandas para o mês de abril de 2026. Durante a exposição, destacou-se a regularidade das rotinas contábeis e financeiras, bem como o cumprimento das obrigações junto aos órgãos de controle. Foi também analisado o impacto decorrente do afastamento do servidor responsável pela contabilidade, em razão de férias iniciadas em 09 de abril de 2026, sendo deliberada a adoção de medidas administrativas para redistribuição de tarefas, priorização de atividades essenciais e monitoramento contínuo, a fim de garantir a continuidade dos serviços e evitar prejuízos operacionais.
Foram apresentados e analisados:
- Relatório de Atividades – fevereiro/2026;
- Relatório de Atividades – março/2026;
- Pontos de Atenção – março/2026;
- Relatório de Demandas – abril/2026;
- Pontos de Atenção – abril/2026.
Principais aspectos discutidos:
- Execução orçamentária e financeira;
- Rotinas contábeis e conformidade com os órgãos de controle;
- Acompanhamento de prazos legais (AUDESP, RIRPP e demais obrigações);
- Planejamento financeiro para o mês corrente.
Ponto crítico destacado: Impacto operacional decorrente das férias do contador Wellington Diniz (a partir de 09/04/2026), sendo deliberado: Redistribuição de atividades essenciais; Priorização de rotinas críticas; Monitoramento contínuo para mitigação de riscos operacionais.
DIRETORIA ADMINISTRATIVA. No âmbito da Diretoria Administrativa, foi apresentado o Relatório de Atividades referente ao mês de março de 2026, bem como o Relatório de Demandas e os pontos de atenção para o mês de abril de 2026. Foram discutidas as ações relacionadas à gestão de pessoal, organização dos processos administrativos e suporte às demais Diretorias, destacando-se a necessidade de manutenção da eficiência operacional, especialmente diante do cronograma de férias dos servidores, com a adoção de medidas de planejamento e organização para assegurar a continuidade dos serviços.
Foram apresentados:
- Relatório de Atividades – março/2026;
- Relatório de Demandas – abril/2026;
- Pontos de Atenção – março e abril/2026.
Principais pontos abordados:
- Gestão de pessoal e suporte às Diretorias;
- Organização de processos administrativos;
- Planejamento de atividades institucionais;
- Apoio logístico às ações estratégicas do IPMU.
Destaque: A necessidade de manutenção da eficiência administrativa, especialmente em períodos de afastamentos programados, garantindo continuidade dos serviços.
DIRETORIA DE SEGURIDADE E BENEFÍCIOS. No âmbito da Diretoria de Seguridade e Benefícios, foram apresentados o Relatório de Atividades referente ao mês de março de 2026, o Relatório de Demandas e os pontos de atenção para o mês de abril de 2026. Foram analisadas as rotinas relacionadas à concessão, revisão e manutenção de benefícios previdenciários, bem como a qualidade do atendimento aos segurados, sendo enfatizada a necessidade de observância rigorosa da legislação aplicável e da melhoria contínua dos serviços prestados.
Foram apresentados:
- Relatório de Atividades – março/2026;
- Relatório de Demandas – abril/2026;
- Pontos de Atenção – março e abril/2026.
Principais análises:
- Fluxo de concessão e revisão de benefícios;
- Regularidade dos processos previdenciários;
- Qualidade do atendimento aos segurados;
- Demandas relacionadas aos programas institucionais (ex.: Meu Amanhã e Meu Hoje).
Destaque: Manutenção da conformidade legal e melhoria contínua do atendimento previdenciário.
DEMANDAS TRANSVERSAIS E ESTRATÉGICAS. Na sequência, foram analisadas as demandas transversais de interesse comum da Diretoria Executiva, dentre as quais: a programação da folha de pagamento prevista para o dia 24 de abril de 2026, as operações de consignados, o cronograma de férias dos servidores, as obrigações junto ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCESP, incluindo o envio de informações por meio dos sistemas AUDESP e demais instrumentos de controle, bem como a preparação para a Auditoria de Certificação do Pró-Gestão RPPS – Nível III, com ênfase na organização documental e na consolidação de evidências de governança. Ainda, foram tratadas as ações relacionadas ao Projeto “Poupadores do Futuro”, ao cronograma de reuniões dos Conselhos Deliberativo e Fiscal, e à organização do atendimento institucional no período de 07 a 10 de abril de 2026, sendo promovido o alinhamento das atividades e a definição de diretrizes para execução das ações. Durante os trabalhos, foram utilizados como documentos de apoio o Relatório de Atividades da Presidência, o Calendário de Atividades referente ao mês de abril de 2026 e o Cronograma de Férias dos servidores, os quais subsidiaram as análises e deliberações realizadas.
Após as discussões, a Diretoria Executiva deliberou, por unanimidade:
- pela manutenção do envio periódico e atualizado dos relatórios de atividades por todas as Diretorias;
- pelo acompanhamento contínuo dos pontos de atenção identificados;
- pela priorização das demandas consideradas críticas e estratégicas;
- pela definição de responsáveis e prazos para execução das ações;
- pelo fortalecimento dos controles internos e dos registros formais; e
- pela intensificação das ações voltadas ao cumprimento das obrigações legais e à preparação para auditorias e órgãos de controle.
Foram amplamente discutidas e alinhadas as seguintes matérias:
- Folha de Pagamento (24/04/2026): Planejamento, conferência e validação; Garantia de cumprimento de prazos legais.
- Consignados: Controle, acompanhamento e regularidade dos descontos em folha.
- Cronograma de Férias: Avaliação de impactos operacionais; Necessidade de planejamento prévio e substituições.
- Tribunal de Contas (TCESP / AUDESP): Cumprimento de prazos e envio de informações; Regularidade dos demonstrativos e obrigações acessórias.
- Auditoria Pró-Gestão RPPS – Nível III: Preparação documental; Organização de evidências; Alinhamento com requisitos de certificação.
- Projeto “Poupadores do Futuro”: Planejamento e desenvolvimento de ações de educação previdenciária.
- Reuniões dos Conselhos: Organização das reuniões do Conselho Deliberativo e Fiscal; Alinhamento das pautas e documentos.
- Documentos de Suporte. Foram utilizados como base para análise: Relatório de Atividades da Presidência; Calendário de Atividades – abril/2026 e Cronograma de Férias 2026.
ENCAMINHAMENTOS DELIBERADOS. Ficou estabelecido, por consenso:
- Envio obrigatório e periódico dos relatórios por todas as Diretorias;
- Monitoramento contínuo dos pontos de atenção identificados;
- Priorização das demandas críticas e estratégicas;
- Definição de responsáveis e prazos para cada ação;
- Fortalecimento dos controles internos e registros formais;
- Preparação estruturada para auditorias e órgãos de controle;
- Integração contínua entre as áreas para melhoria da eficiência institucional.
AVALIAÇÃO DA GOVERNANÇA. A reunião evidenciou o fortalecimento da estrutura de governança do Instituto, destacando-se:
- Elevado nível de integração e articulação entre as Diretorias, com atuação coordenada e alinhada aos objetivos estratégicos institucionais;
- Grau consistente de maturidade nos processos de gestão, controle interno e monitoramento das atividades, com adoção de práticas estruturadas e sistematizadas;
- Comprometimento efetivo com os princípios da transparência, conformidade e prestação de contas, em consonância com as exigências dos órgãos de controle e supervisão;
- Aderência às boas práticas de governança estabelecidas no âmbito do Pró-Gestão RPPS, evidenciando evolução contínua nos padrões de qualidade administrativa e institucional;
- Capacidade de identificação e tratamento tempestivo de riscos e pontos de atenção, com foco na mitigação de impactos e na continuidade operacional;
- Consolidação de um ambiente organizacional orientado à eficiência, responsabilidade e sustentabilidade da gestão previdenciária.
CONCLUSÃO. A reunião da Diretoria Executiva foi realizada de forma estratégica, estruturada e altamente produtiva, contando com a participação integral de seus membros, o que possibilitou:
- A tomada de decisões alinhadas, fundamentadas em análises técnicas e aderentes às diretrizes institucionais;
• O monitoramento eficaz das atividades desenvolvidas pelas Diretorias, com visão integrada dos processos;
• A identificação, antecipação e mitigação de riscos operacionais, administrativos e previdenciários;
• O fortalecimento dos mecanismos de governança, controle interno e gestão previdenciária.
O encontro reafirma o compromisso do Instituto de Previdência Municipal de Ubatuba – IPMU com a excelência na gestão pública, a sustentabilidade do Regime Próprio de Previdência Social, a transparência institucional e a proteção dos direitos dos segurados, consolidando a Diretoria Executiva como instância central de coordenação estratégica, integração administrativa e tomada de decisões no âmbito do Instituto.
